Căn cứ công văn số 3671/TCT-DNL ngày 16/08/2016 của Tổng cục thuế

Nếu Công ty ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty sử dụng thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng mang tên cá nhân để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ cho người bán sau đó vềthanh toán lại với doanh nghiệp nếu có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty bao gồm: Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên Công ty; Hồ sơ nên quan đến việc ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với doanh nghiệp; chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của Công ty cho cá nhân và chứng từ chuyển tiền từ thẻ của cá nhân cho người bán thì Công ty được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Vậy, để khoản chi phí của DN chi từ tài khoản của cá nhân là chi phí được trừ, kế toán cần căn cứ bằng chứng kế toán sau:

+ Giấy ủy quyền hợp pháp của DN cho cá nhân thanh toán

+ Hồ sơ mua hàng hóa dịch vụ đều đứng tên DN và nội dung giao dịch phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh: Hợp đồng kinh tế, Biên bản giao nhận/ nghiệm thu khối lượng dịch vụ, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho (nếu là hàng hóa)…

+ Chứng từ chuyển tiền tư tài khoản cá nhân cho người bán

+ Chứng từ chuyển tiền nhờ chi hồ từ DN cho cá nhân bằng chuyển khoản